{"id":1214,"date":"2022-10-25T14:19:14","date_gmt":"2022-10-25T14:19:14","guid":{"rendered":"http:\/\/www.jpgraciotti.it\/br\/?p=1214"},"modified":"2022-10-25T14:19:14","modified_gmt":"2022-10-25T14:19:14","slug":"trabalho-hibrido-em-escritorios-de-advocacia-o-novo-modelo","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/www.jpgraciotti.it\/br\/2022\/10\/25\/trabalho-hibrido-em-escritorios-de-advocacia-o-novo-modelo\/","title":{"rendered":"TRABALHO HIBRIDO em ESCRIT\u00d3RIOS de ADVOCACIA \u2013 O NOVO MODELO ?"},"content":{"rendered":"<p>1 \u2013 <strong>A Ado\u00e7\u00e3o <\/strong><\/p>\n<p>Dentre as varias mudan\u00e7as que a pandemia nos obrigou a adotar, penso que a principal delas tenha sido a ado\u00e7\u00e3o definitiva da op\u00e7\u00e3o de trabalho remoto. Anteriormente \u00e0 COVID, quase que exclusivamente as empresas de tecnologia adotavam essas forma de trabalho como regra. Lembro claramente quando conversando com o representante da Dell que me atendia do ultimo escrit\u00f3rio que trabalhei me disse categoricamente: \u201cse todos nos funcion\u00e1rios da Dell resolvessem ir trabalhar na sede, n\u00e3o haveria espa\u00e7o \/ mesas dispon\u00edvel para todos\u201d.<\/p>\n<p>Escrit\u00f3rios tradicionais sempre foram muito c\u00e9ticos em rela\u00e7\u00e3o a essa modalidade de trabalho, pois consideravam a presen\u00e7a f\u00edsica muito importante para o desenvolvimento dos trabalhos e tamb\u00e9m havia uma enorme desconfian\u00e7a sobre a seguran\u00e7a e sigilo das informa\u00e7\u00f5es nos aplicativos de conferencia remota.<\/p>\n<p>Como todos sabemos, a mudan\u00e7a de h\u00e1bitos requer um enorme esfor\u00e7o e vontade se for feita por iniciativa pr\u00f3pria e inercia e acomoda\u00e7\u00e3o s\u00e3o for\u00e7as mitos fortes no nosso dia-a- dia. Com a imposi\u00e7\u00e3o da pandemia, nos adaptamos e percebemos que funciona e muito bem, diga-se de passagem.<\/p>\n<p>Agora, que as coisas est\u00e3o se tranquilizando, percebemos que a ado\u00e7\u00e3o desse tipo de trabalho traz algumas vantagens, principalmente financeiras (que s\u00e3o as grandes incentivadoras de mudan\u00e7as) e que antes nos as desprez\u00e1vamos:<\/p>\n<ul>\n<li>&#8211; Diminui\u00e7\u00e3o dos espa\u00e7os f\u00edsicos e consequentemente menores custos fixos<\/li>\n<li>&#8211; Otimiza\u00e7\u00e3o de tempos, sem a necessidade de deslocamentos (em cidades com trafego denso)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Porem, como todas as mudan\u00e7as, elas tamb\u00e9m trazem alguma preocupa\u00e7\u00f5es e altera\u00e7\u00f5es que devem ser implementadas para que tudo funcione a contento:<\/p>\n<ul>\n<li>&#8211; Tecnologia \u00e0 altura das necessidades e seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o.<\/li>\n<li>&#8211; Coordena\u00e7\u00e3o de trabalhos e gest\u00e3o de talentos<\/li>\n<li>&#8211; Comunica\u00e7\u00e3o<\/li>\n<li>&#8211; Gest\u00e3o e planejamento do negocio<\/li>\n<\/ul>\n<p>O que tem se consolidado como tendencia \u00e9 a ado\u00e7\u00e3o de uma forma hibrida de trabalho, ou seja, parte remoto e parte presencial e a grande incerteza no momento e para o futuro ser\u00e1 encontrar um equil\u00edbrio entre essas duas formas de trabalho.<\/p>\n<p><strong>2- A Tecnologia como Fator Fundamental<\/strong><\/p>\n<p>Com certeza a grande aliada na implementa\u00e7\u00e3o de todas esses mudan\u00e7as \u00e9 a tecnologia. Tudo que est\u00e1 sendo avaliado nesta discuss\u00e3o depender\u00e1 da exist\u00eancia ou n\u00e3o de sistemas e aplicativos que possibilitam a sus ado\u00e7\u00e3o e cisto exemplos:<\/p>\n<p>&#8211; A exist\u00eancia de um sistema que proporcione o acesso remoto de modo simples e seguro.<\/p>\n<p>&#8211; Sistema de controle de processos e operacional (ERP) com controle e seguran\u00e7a de acesso.<\/p>\n<p>&#8211; Sistema de distribui\u00e7\u00e3o de tarefas e controles de execu\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>&#8211; Sistemas de Gerenciamento de Documentos<\/p>\n<p>&#8211; Sistemas de Opera\u00e7\u00e3o e Controle Financeiro com sus devida seguran\u00e7a.<\/p>\n<p>&#8211; Sistemas de Comunica\u00e7\u00e3o entre pessoas e grupos<\/p>\n<p><strong>3 \u00a0\u2013 O Planejamento e o Controle Operacional<\/strong><\/p>\n<p>Tradicionalmente em escrit\u00f3rios de advocacia a distribui\u00e7\u00e3o e acompanhamento dos trabalhos era feita de modo pessoal, ou seja, o s\u00f3cio chamava aquele advogado que considerava apto a exercer a tarefa e verificava com este a sua disponibilidade.\u00a0 Apesar de j\u00e1 existirem m\u00e9todos mais automatizados para isso, era assim que as coisas eram feitas. Novamente a pandemia nos empurrou para metidos mais modernos!<\/p>\n<p>Se adotarmos o trabalho hibrido, como fazer a distribui\u00e7\u00e3o dos trabalhos e escolher o melhor profissional para executa-lo? Esperar o profissional estar presente para conversar com ele ? N\u00e3o me parece a forma mais inteligente!<\/p>\n<p>Algumas precau\u00e7\u00f5es devem ser tomadas associadas a algumas atividades previas existentes:<\/p>\n<ul>\n<li>&#8211; A principal ferramenta para a avalia\u00e7\u00e3o das disponibilidades \u00e9 o timesheet. Com ele o s\u00f3cio ou supervisor tem uma ideia clara dos trabalhos que aquele profissional est\u00e1 executando no momento.<\/li>\n<li>&#8211; A consulta a sistemas de planejamento e distribui\u00e7\u00e3o de tarefas\u00a0 (do tipo Trello) pode dar ao supervisor a precisa vis\u00e3o de andamento e previs\u00e3o de entrega dos trabalhos<\/li>\n<li>&#8211; A consulta a sistema de acompanhamento processual (se for o caso) dar\u00e1 uma vis\u00e3o sobre obriga\u00e7\u00f5es urgentes e n\u00e3o adi\u00e1veis.<\/li>\n<li>Por fim , mas n\u00e3o menos importante, \u00e9 fundamental que existam: manual de procedimentos extremamente detalhado; job descriptions para os cargos administrativos e o acompanhamento tempestivo por parte dos s\u00f3cios e coordenadores sobre o andamento de todas as atividades do escrit\u00f3rio. Assim minimiza-se as \u00e1reas de duvidas e consequentemente a necessidade de intera\u00e7\u00e3o.<\/li>\n<\/ul>\n<p>No caso da ado\u00e7\u00e3o do trabalho hibrido aconselho a utiliza\u00e7\u00e3o dos per\u00edodos de presen\u00e7a f\u00edsica para a revis\u00e3o e aconselhamento, quando esta se tornar necess\u00e1ria.<\/p>\n<p>\u00c9 fundamental que haja por parte escrit\u00f3rio uma defini\u00e7\u00e3o clara das regras do seu sistema de trabalho hibrido de modo criar para os seus colaboradores e principalmente para os coordenadores a previsibilidade e planejamento dos trabalhos. Exemplos: quantos dias por semana ou m\u00eas poder\u00e3o ser dedicados ao trabalho remoto; quais hor\u00e1rios os colaboradores devem estar dispon\u00edveis e principalmente estes \u00faltimos devem obrigatoriamente fornecer aos coordenadores uma previs\u00e3o antecipada e semanalmente de seus hor\u00e1rios, sejam presenciaos sejam remotos.<\/p>\n<p><strong>4 \u2013 A Gest\u00e3o de neg\u00f3cio (Financeiro e Administrativo)<\/strong><\/p>\n<p>Se antes da pandemia j\u00e1 era bastante importante a apresenta\u00e7\u00e3o aos s\u00f3cios dos relat\u00f3rios financeiros de acompanhamento por parte do back-office, agora com o trabalho remoto esse procedimento se tornou crucial. A correta defini\u00e7\u00e3o dos tipos de relat\u00f3rios que devem ser entregues e o cronograma de entrega possibilitar\u00e1 aos s\u00f3cios gestores tomarem as decis\u00f5es necess\u00e1rias \u00e0 gest\u00e3o financeira de seu escrit\u00f3rio. Minhas sugest\u00f5es s\u00e3o:<\/p>\n<ul>\n<li>&#8211; Relat\u00f3rio di\u00e1rio com as entradas e sa\u00eddas do dia anterior e saldo atualizado di\u00e1rio<\/li>\n<li>&#8211; Rela\u00e7\u00e3o de pagamentos a serem executados no dia para aprova\u00e7\u00e3o do s\u00f3cio gestor. Tendo em vista a n\u00e3o presen\u00e7a f\u00edsica \u00e9 fundamental a ado\u00e7\u00e3o de sistema de integra\u00e7\u00e3o banc\u00e1ria de modo a evitar ao m\u00e1ximo a emiss\u00e3o e assinatura de cheques em papel.<\/li>\n<li>&#8211; Relat\u00f3rio de acompanhamento semanal (id\u00eantico ao di\u00e1rio) com previs\u00f5es para o m\u00eas corrente e para os pr\u00f3ximos 30 dias.<\/li>\n<li>&#8211; Relat\u00f3rio mensal (ao final do m\u00eas corrente) contendo o hist\u00f3rico dos \u00faltimos 3 meses e as previs\u00f5es para os pr\u00f3ximos 3 meses futuros.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Para que esses relat\u00f3rios possam ser elaborados sem erros \u00e9 fundamental:<\/p>\n<ul>\n<li>&#8211; Adotar um plano de contas financeiro detalhado.<\/li>\n<li>&#8211; Existir um plano de apropria\u00e7\u00e3o de custos fixos (por \u00e1rea, por exemplo).<\/li>\n<li>&#8211; Ter sistema e pessoal para fazer acompanhamento di\u00e1rio da(s) conta(s) banc\u00e1ria(s)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Novamente e principalmente a tecnologia \u00e9 parte fundamental nesse processo e deve fornecer acesso seguro e r\u00e1pido a todos os envolvidos nesse processo.<\/p>\n<p>A presen\u00e7a f\u00edsica pode ser definida apenas para os casos especiais e deve, como no item anterior ser devidamente planejada.<\/p>\n<p><strong>5 \u2013 A Gest\u00e3o de Talentos<\/strong><\/p>\n<p>Esta tarefa, no meu ponto de vista pode ser tornar a mais dif\u00edcil de se adaptar ao trabalho remoto, pois quando se trata de conversas por motivo de coaching ou avalia\u00e7\u00f5es peri\u00f3dicas para efeito de pagamentos de b\u00f4nus e\/ou promo\u00e7\u00f5es a presen\u00e7a f\u00edsica \u00e9 fundamental. Aspectos como express\u00e3o corporal, express\u00e3o facial e olhares (tanto do coordenador quanto do colaborador) s\u00e3o fundamentais na comunica\u00e7\u00e3o e considero, que neste caso os sistemas de comunica\u00e7\u00e3o virtual ainda n\u00e3o s\u00e3o a melhor ferramenta. Existe ainda o aspecto psicol\u00f3gico do avaliado que pode se considerar desprestigiado o desrespeitado por uma avali\u00e7\u00e3o virtual.<\/p>\n<p>Minha sugest\u00e3o \u00e9 que pequenas corre\u00e7\u00f5es de rumo sem o peso de uma avali\u00e7\u00e3o formal podem e devem ser feitas virtualmente, mas as principais ainda devem ser feitas pessoalmente. Com o planejamento antecipado (como citado anteriormente) isto pode ser facilmente resolvido.<\/p>\n<p><strong>6 \u2013 A Comunica\u00e7\u00e3o<\/strong><\/p>\n<p>Esse assunto sempre foi o \u201ccalcanhar de Aquiles\u201d em escrit\u00f3rios de advocacia, pois como j\u00e1 identificou a empresa Caliper nos EUA, apenas 12% dos advogados e s\u00f3cios conseguem desenvolvera uma rela\u00e7\u00e3o de empatia com clientes e colaboradores.(nota 1)<\/p>\n<p>Com o trabalho remoto, as intera\u00e7\u00f5es pessoais tendem a ser mais escassas e essa situa\u00e7\u00e3o pode se agravar, portanto \u00e9 important\u00edssimo tomar-se alguma precau\u00e7\u00f5es:<\/p>\n<p>&#8211; Utilizar o e-mail \u00fanica e exclusivamente para responder ou repassar solicita\u00e7\u00f5es de clientes.<\/p>\n<p>&#8211; Ser absolutamente claro e conciso nas solicita\u00e7\u00f5es feitas a colaboradores.<\/p>\n<p>&#8211; Definir claramente tarefas a serem executadas e prazos a serem cumpridos.<\/p>\n<p>&#8211; Na impossibilidade da presen\u00e7a f\u00edsica, utilizar ao m\u00e1ximo ferramentas que possibilitem a comunica\u00e7\u00e3o com imagem (Zoom, Teams, WhatsApp, etc) de modo a transforma a comunica\u00e7\u00e3o numa conversa.<\/p>\n<p>&#8211; Finalmente, o mais importante: Nunca, de forma alguma, utilizar ferramentas de comunica\u00e7\u00e3o escrita para quaisquer discuss\u00f5es, sejam sobre temas operacionais, estrat\u00e9gicos e principalmente os mais sens\u00edveis. Esta observa\u00e7\u00e3o tem dois aspectos importantes: primeiro garantir a correta comunica\u00e7\u00e3o entre as partes, minimizando interpreta\u00e7\u00f5es e segundo garantir o sigilo\u00a0 (se se utiliza ferramentas que o garantam).<\/p>\n<p>Nota 1: publicado no livro \u201cGrowth is Dead: Now What\u201d, de Bruce MacEwem \u2013 Adam Smith Esq., Ny 2013<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>1 \u2013 A Ado\u00e7\u00e3o Dentre as varias mudan\u00e7as que a pandemia nos obrigou a adotar, penso que a principal delas tenha sido a ado\u00e7\u00e3o definitiva da op\u00e7\u00e3o de trabalho remoto. Anteriormente \u00e0 COVID, quase que exclusivamente as empresas de tecnologia adotavam essas forma de trabalho como regra. 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