{"id":648,"date":"2016-07-14T23:31:26","date_gmt":"2016-07-14T23:31:26","guid":{"rendered":"http:\/\/www.jpgraciotti.it\/br\/?p=648"},"modified":"2016-07-14T23:40:18","modified_gmt":"2016-07-14T23:40:18","slug":"timesheet-oh-timesheet","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/www.jpgraciotti.it\/br\/2016\/07\/14\/timesheet-oh-timesheet\/","title":{"rendered":"TIMESHEET, Oh! TIMESHEET !"},"content":{"rendered":"

\"timesheet-reminder\"<\/a>Timesheet<\/strong>: a palavra mais discutida, desejada (por poucos) , odiada (pela maioria) e que deveria ser amada e reverenciada por todos!<\/p>\n

Poucos s\u00e3o os neg\u00f3cios que podem se dar ao luxo de ter poucos e importantes indicadores e ferramentas de gest\u00e3o como a Advocacia tem no Timesheet. Outras empresas tem que ser geridas com relat\u00f3rios de produ\u00e7\u00e3o (PCPs), estoques (curvas ABC) otimiza\u00e7\u00e3o de recursos estrat\u00e9gicos, log\u00edstica de produ\u00e7\u00e3o e distribui\u00e7\u00e3o, representantes, al\u00e9m obviamente de todos os relat\u00f3rios econ\u00f4mico financeiros, etc., etc.<\/p>\n

A Advocacia, principalmente os escrit\u00f3rios corporativos tem no Timesheet, uma \u00fanica ferramenta (exceto as exclusivamente financeiras) de gest\u00e3o, que \u00e9 completa e a sua correta utiliza\u00e7\u00e3o pode fornecer a mais extensiva vis\u00e3o do neg\u00f3cio. \u00c9 uma pena que nem todos os l\u00edderes de escrit\u00f3rios d\u00e3o o devido valor a esse pequeno procedimento muito simples de implantar e mais simples ainda de fazer.<\/p>\n

O timesheet, basicamente \u00e9 uma agenda (ao estilo Outlook) de trabalhos realizados por profissional com algumas caracter\u00edsticas especificas, de modo a apropriar o tempo dedicado a cada tarefa, ou seja, tempo dispendido, tarefa executada, para qual cliente e assunto (ou contrato, ou processo, etc.) foi dedicado o trabalho.<\/p>\n

Com essas informa\u00e7\u00f5es b\u00e1sicas e mais algumas acess\u00f3rias, que s\u00e3o: a taxa de cobran\u00e7a de cada profissional e seu custo \/hora, o setor ou \u00e1rea de atua\u00e7\u00e3o que aquele profissional faz parte, a classifica\u00e7\u00e3o ou senioridade de cada profissional, a unidade, filial ou centro de custo\u00a0 a que faz parte e o tipo de tarefa que o profissional desempenhou (esta \u00e9 uma novidade introduzida pelos sistemas internacionais de faturamento eletr\u00f4nicos onde cada tarefa recebe uma codifica\u00e7\u00e3o especifica, chamada c\u00f3digo \u201cLEDES\u201d) o timesheet se transforma nas seguintes ferramentas para o gestor :<\/p>\n

1 – Ferramenta de gest\u00e3o de equipe<\/strong> pois, pode (e deve) avaliar:<\/p>\n

– a performance \/ efici\u00eancia ao comparar os tempos gastos em cada tarefa e o tempo esperado ou normal para cada uma por tipo de profissional.
\n– a dedica\u00e7\u00e3o ao comparar os tempos marcados versus as metas estabelecidas.
\n– a coer\u00eancia entre o tipo de trabalho e a experi\u00eancia (senioridade) do profissional.
\n– a distribui\u00e7\u00e3o das tarefas em fun\u00e7\u00e3o da senioridade.
\n– a melhor distribui\u00e7\u00e3o da equipe de modo a minimizar tempos ociosos.<\/p>\n

2 \u2013 Ferramenta de gest\u00e3o dos assuntos do cliente<\/strong> pois, pode (e deve) avaliar:<\/p>\n

– quais trabalhos est\u00e3o sendo elaborados para cada assunto ou cliente.
\n– quais profissionais est\u00e3o envolvidos.
\n– como anda a evolu\u00e7\u00e3o do trabalhos.
\n– quais s\u00e3o as previs\u00f5es de conclus\u00e3o ou etapas<\/p>\n

3 \u2013 Ferramenta de controle e planejamento <\/strong>de custos, avaliando:<\/p>\n

– os valores gastos em termos de custos hor\u00e1rios de profissionais versus valores cobrados (principalmente nos casos de cobran\u00e7a fixa).
\n– qual dever\u00e1 ser a melhor distribui\u00e7\u00e3o da equipe nos assuntos, alocando profissionais coerentes com a complexidade e valores cobrados.<\/p>\n

4 \u2013 Ferramenta de aux\u00edlio or\u00e7ament\u00e1rio<\/strong> pois, consegue:<\/p>\n

– levantar e avaliar casos anteriores, observando valores cobrados, custos gerados, equipes envolvidas e principalmente resultados obtidos.<\/p>\n

5 \u2013 Ferramenta de avalia\u00e7\u00e3o<\/strong> de:<\/p>\n

– performance \/ efici\u00eancia por equipe, setor, \u00e1rea, centros de custo ou filial.
\n– rentabilidade quando associado aos controles financeiros e de apropria\u00e7\u00e3o de custos.<\/p>\n

Como j\u00e1 dito anteriormente, a simples marca\u00e7\u00e3o exata dos trabalhos realizados por todos os profissionais num sistema simples gera uma ferramenta poderos\u00edssima na gest\u00e3o de qualquer escrit\u00f3rio de advocacia.<\/p>\n

Se \u00e9 simples e extremamente poderosa e eficiente, porque ent\u00e3o nem todos a adotam?\u00a0 A resposta n\u00e3o \u00e9 simples e passa por v\u00e1rias interpreta\u00e7\u00f5es e a primeira e mais \u00f3bvia \u00e9 que por ser uma tarefa repetitiva \u00e9 muito \u201cchata\u201d de ser feita! Por ser chata, os profissionais tendem a procrastinar a sua execu\u00e7\u00e3o e isso acaba se tornando um dos piores problemas pois , ao fazerem n\u00e3o imediatamente ao termino do trabalho, acabam esquecendo do detalhamento correto e tamb\u00e9m de alguns pequenos trabalhos realizados.
\nAl\u00e9m de ser chata para aqueles que devem faz\u00ea-lo, \u00e9 bastante trabalhosa a tarefa de revis\u00e3o e confer\u00eancia por parte dos coordenadores de equipes mas, a sua correta execu\u00e7\u00e3o e confer\u00eancia fornece um relat\u00f3rio extremamente detalhado dos trabalhos ao cliente sendo fator importante na satisfa\u00e7\u00e3o ou n\u00e3o do mesmo.
\nOutro ponto \u00e9 a falsa sensa\u00e7\u00e3o de n\u00e3o necessidade, principalmente nos casos de cobran\u00e7as fixas, por etapas e com profissionais com sal\u00e1rios fixos. Ao contr\u00e1rio do que pode parecer, s\u00e3o exatamente nestes casos onde a figura do timesheet pode determinar claramente onde est\u00e3o os resultados positivos e negativos evitando uma gest\u00e3o cega de um \u201cbolo\u201d que pode potencialmente ser fatal ao neg\u00f3cio.<\/p>\n

A ajuda de consultoria externa, experiente e isenta das intera\u00e7\u00f5es e relacionamentos internos pode ajudar e muito na resolu\u00e7\u00e3o desse desafio, bem como na defini\u00e7\u00e3o do modelo especifico para cada escrit\u00f3rio \/ empresa.<\/p>\n

Jos\u00e9 Paulo Graciotti, \u00e9 consultor e s\u00f3cio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, engenheiro formado pela Escola Polit\u00e9cnica com especializa\u00e7\u00e3o Financeira pela FGV e especializa\u00e7\u00e3o em Gest\u00e3o do Conhecimento pela FGV. Membro da ILTA\u2013 International Legal Technology Association. H\u00e1 mais de 27 anos implanta e gerencia escrit\u00f3rios de advocacia – www.graciotti.com.br<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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