{"id":834,"date":"2017-04-04T22:38:31","date_gmt":"2017-04-04T22:38:31","guid":{"rendered":"http:\/\/www.jpgraciotti.it\/br\/?p=834"},"modified":"2017-04-04T22:52:58","modified_gmt":"2017-04-04T22:52:58","slug":"criacao-higienizacao-e-homogeinizacao-de-cadastros","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/www.jpgraciotti.it\/br\/2017\/04\/04\/criacao-higienizacao-e-homogeinizacao-de-cadastros\/","title":{"rendered":"CRIA\u00c7\u00c3O, HIGIENIZA\u00c7\u00c3O E HOMOGENEIZA\u00c7\u00c3O DE CADASTROS"},"content":{"rendered":"

Tenho constantemente utilizado em minhas discuss\u00f5es a figura ilustrativa do ventilador para enfatizar a import\u00e2ncia de se ter e de se preocupar com a qualidade dos dados e das informa\u00e7\u00f5es b\u00e1sicas sobre as quais todos os relat\u00f3rios gerenciais ser\u00e3o produzidos e principalmente sobre estes \u00e9 que s\u00e3o tomadas as decis\u00f5es numa organiza\u00e7\u00e3o.
\n\"perfume-no-ventilador\"<\/a>Comparo sempre o computador (agrupando nesta palavra toda a tecnologia, sistemas e processos que geram os tais relat\u00f3rios) com um ventilador numa sala fechada e que tem a capacidade de circular o ar na mesma.\u00a0 Como todos sabem, o movimento girat\u00f3rio da h\u00e9lice faz com que o ar existente na parte de tr\u00e1s do ventilador seja sugado e ao mesmo tempo empurrado para frente, fazendo o ar de espalhar pela sala. Se um elemento que tenha odor pr\u00f3prio for colocado atr\u00e1s desse ventilador, o resultado disso ser\u00e1 a dispers\u00e3o desse odor pela sala.
\nSe trocarmos metaforicamente falando, em nossas mentes ventilador por computador e esse elemento que tenha odor por cadastros ou informa\u00e7\u00f5es b\u00e1sicas, o resultado da dispers\u00e3o do odor na sala ser\u00e3o os relat\u00f3rios gerenciais produzidos.
\nAgora imaginem duas situa\u00e7\u00f5es distintas: na primeira colocamos um frasco de um perfume agrad\u00e1vel (CHANEL n\u00ba 5 por exemplo) aberto atr\u00e1s desse ventilador e na segunda colocamos um recipiente contendo fezes. Na primeira o resultado ser\u00e1 a sala com um aroma delicioso e na outra cheirando a merda!<\/p>\n

Isto exemplifica de modo enf\u00e1tico a import\u00e2ncia de se ter e cuidar dos dados e informa\u00e7\u00f5es b\u00e1sicas corretas e confi\u00e1veis para poder-se confiar nos relat\u00f3rios gerados por esses elementos.
\nTrazendo na discuss\u00e3o para os escrit\u00f3rios de advocacia e lembrando que em grande parte das vezes os aspectos administrativos e burocr\u00e1ticos s\u00e3o relegados a um segundo plano ou (pior), que os profissionais jur\u00eddicos s\u00e3o ocupados demais para se preocupar com esses aspectos menores.\u00a0 O problema reside no fato de que s\u00e3o estes profissionais que det\u00e9m as informa\u00e7\u00f5es corretas e precisas para o preenchimentos dos cadastros e delegar esse trabalho para staff ou back-office d\u00e1 a falsa sensa\u00e7\u00e3o de efici\u00eancia e rapidez, por\u00e9m com uma consequ\u00eancia potencialmente desastrosa para o futuro.<\/p>\n

O processo de cadastramento das informa\u00e7\u00f5es relevantes \u00e9 important\u00edssimo na fase inicial, mas tamb\u00e9m \u00e9 vital o seu acompanhamento e revis\u00e3o constante por conta da din\u00e2mica do mundo jur\u00eddico. \u00c9 bastante comum clientes serem cindidos, adquiridos e fundidos num mesmo escrit\u00f3rio e esse \u00e9 apenas um exemplo simples que causa mudan\u00e7as radicais nos sistemas de faturamento, nos timesheets, nos GED\u00b4S e sistemas de arquivamento hist\u00f3ricos de informa\u00e7\u00f5es.
\nOutro exemplo \u00e9 a defini\u00e7\u00e3o correta e completa das informa\u00e7\u00f5es que devem estar armazenadas nos cadastros de clientes e assuntos (ou casos, contratos, etc.), pois na maioria das vezes a preocupa\u00e7\u00e3o se resume apenas \u00e0s informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias ao faturamento.
\nO cadastramento dos contatos existentes no cliente, sua origem, sua fun\u00e7\u00e3o, e seus interesses e relacionamentos internos s\u00e3o fundamentais para a\u00e7\u00f5es de cobran\u00e7a, a\u00e7\u00f5es de marketing, cross-selling , etc., \u00e9 apenas outro exemplo.Embora geralmente relegado a segundo plano, me arriscaria afirmar que \u00e9 o ponto fundamental (al\u00e9m do timesheet) para uma boa e eficiente governan\u00e7a!<\/p>\n

A defini\u00e7\u00e3o correta das informa\u00e7\u00f5es relevantes que devem compor todos os cadastros dos escrit\u00f3rios \u00e9 fundamental para a sua melhor utiliza\u00e7\u00e3o futura. Vejam bem que eu me referi \u00e0s informa\u00e7\u00f5es relevantes, pois existem dois erros b\u00e1sicos que se costuma fazer ao serem criados os tais cadastros: o primeiro \u00e9 o de se criar espa\u00e7os para informa\u00e7\u00f5es \u00fanica e exclusivamente para emiss\u00f5es de faturas e \u201ccart\u00f5es de Natal\u201d (antigo, n\u00e9!) e o outro \u00e9 exatamente o oposto, ou seja, exagera-se no n\u00famero de informa\u00e7\u00f5es previstas, que torna o preenchimento inicial ou a manuten\u00e7\u00e3o um trabalhos exaustivo e chato o que mina a sus exist\u00eancia. J\u00e1 observei em minhas experi\u00eancias passadas de se preencher com um ponto (.) os campos obrigat\u00f3rios que se considera n\u00e3o importantes.
\nOutro ponto a ser considerado \u00e9 a defini\u00e7\u00e3o da responsabilidade pelo acompanhamento dos cadastros. Isto inclui o gerenciamento desde a cria\u00e7\u00e3o<\/strong> das informa\u00e7\u00f5es iniciais ou cadastramento inicial, a atualiza\u00e7\u00e3o e manuten\u00e7\u00e3o constante e peri\u00f3dica, ou seja , a higieniza\u00e7\u00e3o<\/strong> e a garantia de que todos os campos estejam preenchidos com os mesmos crit\u00e9rios, ou seja a homogeneiza\u00e7\u00e3o<\/strong>! (lembrem-se doi ditado de que cachorro com v\u00e1rios donos, morre de fome!)<\/p>\n

Esse \u201cPEQUENOS\u201d detalhes ir\u00e3o fazer toda a diferen\u00e7a no grau de confiabilidade dos relat\u00f3rios gerencias (dashboards) criados e consequentemente na aferi\u00e7\u00e3o das decis\u00f5es empresariais tomadas e baseadas nestes!<\/p>\n

Jos\u00e9 Paulo Graciotti, \u00e9 consultor e s\u00f3cio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, engenheiro formado pela Escola Polit\u00e9cnica com especializa\u00e7\u00e3o Financeira pela FGV e especializa\u00e7\u00e3o em Gest\u00e3o do Conhecimento pela FGV. Membro da ILTA\u2013 International Legal Technology Association e da ALA \u2013 Association of Legal Adminitrators. H\u00e1 mais de 27 anos implanta e gerencia escrit\u00f3rios de advocacia – www.graciotti.com.br<\/a><\/p>\n

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