{"id":955,"date":"2018-02-05T16:34:30","date_gmt":"2018-02-05T16:34:30","guid":{"rendered":"http:\/\/www.jpgraciotti.it\/br\/?p=955"},"modified":"2018-02-05T16:34:30","modified_gmt":"2018-02-05T16:34:30","slug":"como-gerar-bons-dashboards-em-escritorios-de-advocacia","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/www.jpgraciotti.it\/br\/2018\/02\/05\/como-gerar-bons-dashboards-em-escritorios-de-advocacia\/","title":{"rendered":"Como gerar bons \u201cDashboards\u201d em Escrit\u00f3rios de Advocacia"},"content":{"rendered":"

Como gerar bons \u201cDashboards\u201d em Escrit\u00f3rios de Advocacia com as informa\u00e7\u00f5es existentes.<\/strong><\/p>\n

Um dos sonhos de todo s\u00f3cio gestor de Escrit\u00f3rio de Advocacia ou Diretor de Departamento Jur\u00eddico \u00e9 ter de maneira r\u00e1pida e confi\u00e1vel as informa\u00e7\u00f5es b\u00e1sicas de seu neg\u00f3cio (ou departamento) agrupadas de modo que forne\u00e7a an\u00e1lise e insights para auxilio nas tomadas de decis\u00f5es estrat\u00e9gicas necess\u00e1rias ao bom andamento e continuidade do neg\u00f3cio.<\/p>\n

As analises necess\u00e1rias e importantes para Escrit\u00f3rios de Advocacia e Departamentos Jur\u00eddicos s\u00e3o ligeiramente diferentes, pois al\u00e9m de terem certas metas parecidas (a resolu\u00e7\u00e3o dos conflitos legais), t\u00eam tamb\u00e9m objetivos de m\u00e9dio e longo prazo bastantes diferentes.<\/p>\n

Escrit\u00f3rios, como tenho repetido exaustivamente, s\u00e3o empresas e como tal devem obter resultados na sua atividade para que possam se retroalimentar e pagar suas obriga\u00e7\u00f5es (de todas as naturezas), ter capacidade de investimentos para melhorias e remunerar seus acionistas (os economistas e estudiosos no assunto que me perdoem a simplicidade!).<\/p>\n

Departamentos Jur\u00eddicos t\u00eam passado nos \u00faltimos tempos por uma mudan\u00e7a radical na forma de sua participa\u00e7\u00e3o nos neg\u00f3cios das empresas, passando de apenas uma \u201cconsultoria legal\u201d para todos os outros departamentos da empresa (sob o foco de avalizar legalmente as opera\u00e7\u00f5es, contratos, acordos, etc.) para, efetivamente participar do neg\u00f3cio como um todo.<\/p>\n

Atualmente os Departamentos Jur\u00eddicos al\u00e9m de participarem de maneira mais atuante nas decis\u00f5es estrat\u00e9gicas das empresas est\u00e3o tamb\u00e9m envolvidos em todos os processos internos na busca pela otimiza\u00e7\u00e3o do uso de todos os recursos internos e externos, encaixando-se nesse tema a gest\u00e3o eficiente da carteira processual destas.<\/p>\n

Vou me ater principalmente \u00e0s solu\u00e7\u00f5es para Escrit\u00f3rios de Advocacia (\u00e9 minha experi\u00eancia), onde h\u00e1 uma car\u00eancia enorme de sistemas e principalmente de organiza\u00e7\u00e3o interna. Na maioria dos escrit\u00f3rios pequenos e m\u00e9dios n\u00e3o existem sistemas que possibilitem a execu\u00e7\u00e3o r\u00e1pida dos chamados \u201cdashboards\u201d (ou simplesmente relat\u00f3rios gerenciais) para aux\u00edlio a toda e qualquer decis\u00e3o do neg\u00f3cio jur\u00eddico, sejam elas operacionais ou estrat\u00e9gicas, de curto ou longo prazos.<\/p>\n

Excetuando-se os grandes escrit\u00f3rios que t\u00eam \u00e0 sua disposi\u00e7\u00e3o estrutura administrativa de alto n\u00edvel e sistemas de ERP bons (e de alto custo), a maioria dos escrit\u00f3rios pequenos e m\u00e9dios ainda dependem de sistemas de acompanhamento processual (que n\u00e3o fornecem as ferramentas necess\u00e1rias completas) e principalmente de planilhas em Excel, tornando a tarefa de agrupar informa\u00e7\u00f5es e a gera\u00e7\u00e3o dos relat\u00f3rios lenta e trabalhosa.<\/p>\n

Proponho aqui um \u201capproach\u201d intermedi\u00e1rio para aqueles que n\u00e3o possuem as \u201cmordomias\u201d t\u00e9cnicas dos grandes e que pode ajudar sensivelmente nas tomadas de decis\u00f5es.<\/p>\n

Premissas:<\/p>\n

Para que possamos desenvolver esse m\u00e9todo (semi-automatizado) s\u00e3o necess\u00e1rias algumas adapta\u00e7\u00f5es para que, principalmente, tenhamos confiabilidade nos resultados apresentados:<\/p>\n

1 \u2013 Exist\u00eancia e utiliza\u00e7\u00e3o sistem\u00e1tica de \u201ctimesheet\u201d<\/em> <\/strong>para todos os profissionais e todos os trabalhos realizados.\u00a0 Tamb\u00e9m tenho repetido exaustivamente que essa \u00e9 a principal ferramenta que todo escrit\u00f3rio deve adotar, por se tratar praticamente da \u00fanica forma de\u00a0 \u00a0gerir o recurso mais importante (e custoso) do neg\u00f3cio que \u00e9 sua equipe de profissionais jur\u00eddicos.<\/p>\n

Do Timesheet, podemos extrair as seguintes informa\u00e7\u00f5es:<\/p>\n

Data do trabalho, profissional alocado, cliente e assunto para os quais o trabalho foi realizado, tempo dispendido (horas marcadas) e tempo faturado (tempo dispendido menos cortes e ajustes), tipo e descri\u00e7\u00e3o do trabalho.<\/p>\n

2 \u2013 A exist\u00eancia\u00a0 de um software de faturamento \/ financeiro<\/strong><\/em> que tenha minimamente organizados os seguintes dados: numero da fatura, cliente e assunto para o qual foi emitida e as informa\u00e7\u00f5es internas da Nota (horas faturadas por profissional), independentemente de serem enviadas ou n\u00e3o ao cliente.<\/p>\n

Do sistema de faturamento \/ financeiro, podemos extrair as seguintes informa\u00e7\u00f5es:<\/p>\n

Datas de faturamento e pagamento, valores cobrados e recebidos, descontos concedidos e estrutura de horas e valores cobrados por profissional (quando poss\u00edvel).<\/p>\n

3 \u2013 Manter um cadastro interno completo e atualizado<\/strong> <\/em>de todas as informa\u00e7\u00f5es relevantes para o neg\u00f3cio, tais como: a.- informa\u00e7\u00f5es internas dos profissionais contendo categoria, rates de cobran\u00e7a, setores e sal\u00e1rios e b.- informa\u00e7\u00f5es de clientes contendo os dados b\u00e1sicos e tamb\u00e9m setores do mercado que atuam, al\u00e9m das informa\u00e7\u00f5es de casos\/assuntos contendo valores contratados, or\u00e7amentos internos, equipe alocada, prazos e descri\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

Do cadastro, podemos extrair as seguintes informa\u00e7\u00f5es:<\/p>\n

Dados do cliente, principalmente ramos de atividade ao qual est\u00e1 inserido, dados do assunto, tais como valores or\u00e7ados, forma de pagamentos, or\u00e7amentos de horas e profissionais envolvidos com suas categorias e papeis desenvolvidos no projeto\/assunto, etapas de trabalhos etc.<\/p>\n

Todas essas informa\u00e7\u00f5es podem ser extra\u00eddas de qualquer sistema e exportadas para uma planilha Excel (todo software que se preze deve ter uma ferramenta de exporta\u00e7\u00e3o de dados para o Excel, pelo menos).<\/p>\n

As planilhas individuais criadas a partir das tr\u00eas origens (Timesheet, Faturamento e cadastro) devem ent\u00e3o ser aglutinadas numa \u00fanica planilha de Excel, onde cada linha deve formar um registro hist\u00f3rico do trabalho desenvolvido, desde o seu nascimento no timesheet, at\u00e9 a sua conclus\u00e3o representada pelo recebimento final.<\/p>\n

Cada linha, ou registro deve conter as seguintes informa\u00e7\u00f5es:<\/p>\n

Data de lan\u00e7amento;\u00a0Nome ou c\u00f3digo do profissional;\u00a0Categoria (ou senioridade);\u00a0Setor a que est\u00e1 associado;\u00a0Taxa de cobran\u00e7a hor\u00e1ria;\u00a0Custo hor\u00e1rio (extra\u00eddos dos cadastros de RH);\u00a0Quantidade de horas marcadas;\u00a0Descri\u00e7\u00e3o ou codifica\u00e7\u00e3o do trabalho realizado (se houver);\u00a0Nome ou c\u00f3digo do cliente ao qual o trabalho foi dedicado;\u00a0Nome ou c\u00f3digo do assunto\/caso\/processo aos qual o trabalho foi dedicado;\u00a0Cortes ou ajustes realizados por superiores;\u00a0Numero da Nota Fiscal associada \u00e0quele trabalho;\u00a0Data de emiss\u00e3o;\u00a0Data de pagamento;\u00a0Valor cobrado;\u00a0Valor recebido;\u00a0 Descontos concedidos (se houver);\u00a0\u00a0Reten\u00e7\u00f5es de impostos;\u00a0Ramo de atividade do cliente (extra\u00eddo dos cadastros);\u00a0Tipo de opera\u00e7\u00e3o (idem).<\/strong><\/em><\/p>\n

Tenho que ressaltar que a cria\u00e7\u00e3o desta planilha n\u00e3o \u00e9 uma tarefa f\u00e1cil para usu\u00e1rios b\u00e1sicos de Excel, por\u00e9m tamb\u00e9m n\u00e3o \u00e9 algo imposs\u00edvel de ser feito ou que exija um profissional \u201cformado em Harvard\u201d para a tarefa. Essas tarefas podem ser facilmente automatizadas de modo que periodicamente os funcion\u00e1rios de back-office podem simplesmente disparar esses processos e gerar essa planilha.<\/p>\n

Uma vez criada essa planilha, pode-se por meio do pr\u00f3prio Excel criar estat\u00edsticas e gr\u00e1ficos das mais variadas formas como por exemplo:<\/p>\n

Medias de trabalhos executados por profissionais, setores, equipes, etc.<\/p>\n

Produtividade dos mesmos grupos (horas trabalhadas x horas cobradas x horas recebidas).<\/p>\n

Rentabilidade de equipes, setores, assuntos ou clientes.<\/p>\n

Estat\u00edsticas de faturamento de equipes, setores, tipos de trabalho por ramos de atividades de clientes.<\/p>\n

Exemplos:<\/p>\n

1 –\u00a0 An\u00e1lise de produtividade ao longo\u00a0 do ano<\/p>\n

\"An\u00e1lise<\/a><\/p>\n

2 \u2013 Faturamento por \u00e1rea de atua\u00e7\u00e3o<\/p>\n

\"Faturamento<\/a><\/p>\n

3 \u2013 Faturamento por setor da economia<\/p>\n

\"Faturamento<\/a><\/p>\n

E uma outra infinidade de relat\u00f3rios…<\/p>\n

Existem ainda outras ferramentas dispon\u00edveis no mercado, tais como Power BI, Tableau ou Qlik Sense que possibilitam a leitura de tais planilha e a cria\u00e7\u00e3o de gr\u00e1fico das mais variadas formas e objetivos.<\/p>\n

Para os Departamentos Jur\u00eddicos o approach \u00e9 muito parecido com o anterior, acrescentando-se o fato que nem todos os escrit\u00f3rios mandam suas informa\u00e7\u00f5es detalhadas, existem os trabalhos feitos internamente e ainda o \u201ccomplic\u00f4metro\u201d do acompanhamento com os or\u00e7amentos empresariais.<\/p>\n

Como o foco dos departamentos est\u00e1 muito mais em acompanhar e gerenciar seus casos no que diz respeito \u00e0s solu\u00e7\u00f5es dadas, conclus\u00f5es e custos gerados, o acompanhamento deve ser fito muito mais com as estat\u00edsticas dessas solu\u00e7\u00f5es, suas fases, julgamentos, tribunais, ju\u00edzes, teses\u00a0 versus os custos e despesas geradas.<\/p>\n

Neste caso, n\u00e3o h\u00e1 uma solu\u00e7\u00e3o simples para o caso e depender\u00e1 muito da qualidade das informa\u00e7\u00f5es fornecidas pelos escrit\u00f3rios contratados.<\/p>\n

Obviamente sempre existe a possibilidade da execu\u00e7\u00e3o de planilhas de compila\u00e7\u00e3o de dados, mas considero essa solu\u00e7\u00e3o n\u00e3o recomend\u00e1vel, principalmente para empresas grandes e com grande quantidades de processo e prestadores de servi\u00e7os jur\u00eddicos.<\/p>\n

Para essas empresas sugiro a contrata\u00e7\u00e3o de software\/ empresas espec\u00edficas e especializadas na an\u00e1lise estat\u00edsticas de seus processos (j\u00e1 existem no mercado v\u00e1rias \u201clegaltechs\u201d oferecendo tais servi\u00e7os).<\/p>\n

A ajuda de consultoria externa, experiente e isenta das intera\u00e7\u00f5es e relacionamentos internos pode ajudar e muito na resolu\u00e7\u00e3o desse desafio, bem como na defini\u00e7\u00e3o do modelo especifico para cada escrit\u00f3rio \/ empresa.<\/p>\n

Jos\u00e9 Paulo Graciotti, \u00e9 consultor e s\u00f3cio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial e autor do livro \u201cGovernan\u00e7a Estrat\u00e9gica para Escrit\u00f3rios de Advocacia. Membro da ILTA\u2013 International Legal Technology Association e da ALA \u2013 Association of Legal Adminitrators. Com experinecia de mais de 30 anos na implanta\u00e7\u00e3o e gest\u00e3o de \u00a0escrit\u00f3rios de advocacia. – www.graciotti.com.br<\/a><\/em><\/p>\n

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