Líder de Escritório de Advocacia: Sem informações precisas, você é apenas mais um com uma “opinião”!

“Without data you´re just another person with an opinion”  (W.Edwards Deming*)

Essa frase se ajusta perfeitamente à necessidade de embasamento numérico e objetivo na tomada de decisão (seja ela estratégica ou operacional) pelos gestores das empresas e em especial pelos sócios que desempenham função de gestores nos escritórios de advocacia.
Como engenheiro, me sinto impelido a utilizar a metáfora da edificação e suas fundações, muito utilizada em várias áreas, inclusive na religiosa, onde faz-se a alusão à estabilidade de uma edificação em relação à qualidade de suas fundações (uma casa ou edifício erguido sobre frágeis estruturas de apoio estão fadadas a se deformar, trincar ou até ruir).
As decisões tomadas pelos gestores de qualquer empresa compõem-se de dois elementos importantíssimos para o atingimento do sucesso: primeiro, em informações objetivas contidas em todos os relatórios gerenciais existentes e pelo conhecimento transformado em experiência acumulada;   em segundo, numa certa dose maior ou menor de “feeling” do gestor, que envolve uma visão estratégica empresarial e de mercado e na sua afinidade ou aversão a riscos (assunto especifico que não vamos desenvolver agora nesta discussão).
Trazendo a discussão agora para o universo dos escritórios corporativos, posso afirmar sem medo de errar (por conta dos quase 30 anos de experiência) que existem neles alguns fatores que dificultam tradicionalmente esse processo de tomada de decisão e que vou me ater em apenas dois que considero mais relevantes:

– O Primeiro e mais emblemático é o conceito que quase a totalidade dos sócios de escritórios tem em suas mentes que é :“escritório de advocacia não é empresa”! Se seguirmos esse raciocínio e focarmos num escritório corporativo mediano (com cerca de 20 a 30 profissionais) e fizermos a seguinte pergunta:
O que é então uma entidade que tem cerca de 50 pessoas trabalhando (incluído staff), tem uma carteira de clientes na casa de dois a três dígitos e que fatura valores que chegam aos seis/sete dígitos anualmente ?  A resposta (na minha “humble opinion”) é:
Sim, é uma empresa e maior que a grande maioria das pequenas e médias empresas brasileiras e também com todos os problemas e desafios destas !

– O segundo é a característica intrínseca à profissão de advocacia na qual todos os seus profissionais são treinados para o “embate”, com forte enfoque na habilidade de argumentação (verbal ou escrita) e na capacidade de procurar e achar detalhes sobre os quais possam basear seus argumentos ou enfraquecer os argumentos de seus adversários. Novamente, na minha opinião, as decisões empresariais de interesse da instituição não podem ser tratadas dessa maneira e devem transcender as posturas pessoais e nem se basear em opiniões que podem estar nos desvios “fora da curva” estatística dos dados gerenciais.

Voltando a discutir os elementos da tomada de decisão e nos concentrando no primeiro deles, ou seja, no embasamento, é fundamental que a empresas (e novamente escritórios de advocacia) tenham informações corretas, confiáveis, relevantes e obtidas de forma rápida para que a incerteza, que acompanha toda e qualquer decisão, fique limitada apenas ao“feeling” citado anteriormente e não por conta de erros nos dados e informações levantadas.
Para se obter os relatórios gerenciais robustos, relevantes e confiáveis é necessário que a fundação dessa edificação (a decisão) esteja corretamente dimensionada e construída e isto se consegue com :
– Um cadastro de clientes com informações corretas e relevantes para o negócio (não somente nomes, endereços e contatos).
– Um cadastro de assuntos (casos, contratos, etc.) com descrição e características detalhadamente definidas, áreas e profissionais envolvidos, etc.
– Um cadastro correto de todos os profissionais, sua senioridade, suas experiências, taxas de cobrança e remuneração (forma e valor).
– Orçamentos detalhados elaborados e as respectivas propostas geradas (com forma de cobrança).
– Um Timesheet correta e tempestivamente preenchido por todos os profissionais e novamente com as informações relevantes de cada trabalho.
– Um controle e identificação de todos os documentos elaborados e envolvidos em cada trabalho.
– Informações detalhadas contidas nas faturas emitidas (valores, profissionais, horas cobradas (ou não), descontos concedidos, prazos e datas de pagamento, etc.).

A análise e combinação inteligente dessas informações podem (e devem) produzir relatórios que mostram uma imagem do negócio, imagem esta gerada por ressonância magnética (fazendo uma analogia à melhor qualidade desse exame no diagnóstico e tratamento médico,  em relação a uma simples radiografia que é muito menos detalhada e precisa).
A ajuda de uma consultoria externa, experiente e isenta das interações e relacionamentos internos pode ajudar e muito na geração de tais informações e relatórios e na gestão mais eficaz e profissional das empresas (principalmente em tempos desafiadores como a atual).

José Paulo Graciotti, engenheiro formado pela Escola Politécnica com especialização Financeira pela FGV e especialização em Gestão do Conhecimento pela FGV. Membro da ILTA– InternationalLegalTechnology Association. Há mais de 27 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia – www.graciotti.com.br

*William Edwards Deming foi um estatístico, professor universitário, autor, palestrante e consultor americano sendo conhecido como o pai do renascimento industrial japonês após a segunda guerra mundial, bem como um dos gurus da qualidade nos Estados Unidos.