“Data Centric Management” no Direito

Advogados são ótimos observadores, com alta capacidade de analise e são treinados a procurar os mínimos detalhes no seu trabalho para depois desenvolver uma logica de argumentação e defender os interesses de seus clientes. O problema é que esta logica de raciocínio não deve ser utilizada quando se trata de tomar as decisões corretas a respeito da gestão de seu negócio.

A logica do direito se baseia na analise do detalhe para depois descobrir a regra (lei, doutrina, jurisprudência) que deve ser utilizada na sua argumentação. A lógica da gestão porém, é exatamente oposta, ou seja, deve-se observar sistematicamente o problema, levantar as hipóteses e teorias aplicáveis, testá-las verificando seus resultados para depois  escolher a melhor solução que se aplica a seu problema (é o método cientifico de pesquisa). Este é o conflito entre os dois métodos, pois na logica do direito não se pode dar ao luxo de experimentar e errar.

Quanto maior for o número de observações, ou seja, de dados e informações, maiores serão as possiblidades de sucesso no processo decisório.

William .Edwards Deming ficou famoso per seus estudos e técnicas para a melhoria da eficiência produtiva americana durante a segunda grande guerra e no Japão após a guerra e cunhou a frase “Without Data you are just another person with an opinion”  que considero se adaptar perfeitamente ao desafio na gestão no direito, pois as melhores decisões não são aquelas provenientes do poder de argumentação de uma pessoa e sim de informações (dados e experiências).

Podemos dividir essa discussão em dois grande temas: A Gestão Jurídica e a Gestão do Negócio Jurídico e em ambos a importância da tecnologia é extrema.

Na Gestão Jurídica, a solução tradicional de se pesquisar as leis doutrinas e jurisprudências e responder ao cliente com palavras as “Possível, Provável e Remota” sem a determinação de prazos ou custos não mais satisfaz as exigências do mercado consumidor, ou seja dos clientes. Estes querem cada vez mais soluções ágeis, eficazes e menos custosas e para isso os advogados devem obter mais informações e fornecer informações mais objetivas (embora saibamos que a resposta nunca será exata, pois sempre dependerá de uma decisão de juízes humanos, por enquanto).

Clientes gostariam de saber:

• Quais / Quantos casos são similares ao meu ?
• Qual a probabilidade de sucesso (% de sucesso e % de fracasso)
• Qual é a estatística de sucesso para cada argumento utilizado, tribunal ou juiz julgador? Qual o melhor argumento?
• Qual a estatística de decisões favoráveis ou desfavoráveis em cada região (estado, município, etc.)?
• Qual é a expectativa de tempo (novamente baseado em estatísticas) para o julgamento desse tipo de caso?
• Qual o custo previsto?

Para que o advogado possa fornecer tais informações, a adoção de tecnologia associada à jurimetria e à ciência de dados são absolutamente imprescindíveis e se tornam cada vez mais criticas à medida que se aproxima da advocacia de grande volumes (chamada advocacia de massa).

Sistemas que geram relatórios estatísticos das informações internas do escritório associados a sistemas de extração de estatísticas de julgamentos dos diversos tribunais formam a base para a tomada da decisão estratégica sobre cada caso especifico.

Baseando-se em todas essas informações, o cliente espera de seu advogado o melhor aconselhamento para o seu caso especifico e que pode ser inclusive um acordo ou a desistência do processo.

Na Gestão do Negócio Jurídico não há a incerteza inerente ao julgamento, mas isso não tornam as decisões mais fáceis, pois envolvem as consequências humanas decorrentes dessas decisões.

O conhecimento das informações exatas e os dados numéricos existentes são fundamentais para a composição da correta decisão, mas lembremos que em escritórios de advocacia o único fator produtivo é constituído exclusivamente por seres humanos e a analise dos impactos humanos de qualquer decisão é importantíssima. A gestão moderna não comporta mais decisões baseadas em intuição (apesar de ser importante), achismo ou autocracia estúpida.

Todo bom gestor do “negócio” jurídico deve:

• Conhecer a composição de seus custos (diretos, indiretos e fixos).
• Conhecer a sazonalidade e composição de suas receitas.
• Saber exatamente a rentabilidade de cada cliente e cada assunto.
• Saber é a rentabilidade de áreas, setores e equipes.
• Conhecer e analisar tempestivamente a produtividade de equipes e advogados.
• Gerir a correta distribuição dos trabalhos visando otimização de custos, tempos e equipes.

São necessários:

• Plano de contas de receitas e despesas detalhado.
• Plano de carreira e remuneração atualizados com as novas gerações.
• Sistema atualizado de ERP.
• Utilização tempestiva e obrigatória de timesheet para trabalhos faturáveis e institucionais.
• Dashboards estratégicos e operacionais com informações atualizadas.
• Equipe de back-office profissional e treinada para gerar os relatórios necessários.

É no B&D (desenvolvimento de novos negócios) que a utilização de dados e estatísticas tem praticamente provocado uma revolução na advocacia. A forma tradicional de captação de novos casos ou clientes (por indicação ou rede de contatos pessoais de sócios) tem se mostrado insuficiente, pois o mercado consumidor de serviços não tem se expandido na mesma proporção que a criação de novos escritórios e novos prestadores de serviços, os chamados ALSP´s.

A captação ativa e orientada é a nova forma de expansão dos negócios e a utilização de bases de informações de negócios em andamento , já disponíveis no mercado (exemplo PBV Monitor)é fundamental para responder algumas demandas:

• Quais negócios o meu cliente está participando ou tem a intenção de participar?
• Quais negócios os meus concorrentes diretos estão participando?
• Quais são as estatísticas de negócios nos ramos que eu tenho especialidade?
• Quais ramos de negócios estão em expansão ou retração?
• Quais são as oportunidades a curto e médio prazo?

Com essas informações os gestores podem (e devem) direcionar melhor seus esforços de captação e aumentar suas chances de crescimento.

Para se implementar essa nova forma de gestão é necessária uma adaptação radical na atitude dos dirigentes de modo a compreender as mudanças que estão ocorrendo no mercado consumidor de serviços jurídicos. Como já dito, clientes querem serviços mais rápidos, prestados por empresas modernas, e tecnologicamente atualizadas e se possível menos custosos.

A qualidade técnica obviamente é a premissa para se estar nesse mercado, porém não basta apenas a qualidade. Para poder continuar nesse marcado cada vez mais exigente é necessário saber prestar um bom serviço e contentar o cliente, se possível surpreendê-lo e para isso a tomada de decisão baseada em informações é a chave.