Como gerar bons “Dashboards” em Escritórios de Advocacia

Como gerar bons “Dashboards” em Escritórios de Advocacia com as informações existentes.

Um dos sonhos de todo sócio gestor de Escritório de Advocacia ou Diretor de Departamento Jurídico é ter de maneira rápida e confiável as informações básicas de seu negócio (ou departamento) agrupadas de modo que forneça análise e insights para auxilio nas tomadas de decisões estratégicas necessárias ao bom andamento e continuidade do negócio.

As analises necessárias e importantes para Escritórios de Advocacia e Departamentos Jurídicos são ligeiramente diferentes, pois além de terem certas metas parecidas (a resolução dos conflitos legais), têm também objetivos de médio e longo prazo bastantes diferentes.

Escritórios, como tenho repetido exaustivamente, são empresas e como tal devem obter resultados na sua atividade para que possam se retroalimentar e pagar suas obrigações (de todas as naturezas), ter capacidade de investimentos para melhorias e remunerar seus acionistas (os economistas e estudiosos no assunto que me perdoem a simplicidade!).

Departamentos Jurídicos têm passado nos últimos tempos por uma mudança radical na forma de sua participação nos negócios das empresas, passando de apenas uma “consultoria legal” para todos os outros departamentos da empresa (sob o foco de avalizar legalmente as operações, contratos, acordos, etc.) para, efetivamente participar do negócio como um todo.

Atualmente os Departamentos Jurídicos além de participarem de maneira mais atuante nas decisões estratégicas das empresas estão também envolvidos em todos os processos internos na busca pela otimização do uso de todos os recursos internos e externos, encaixando-se nesse tema a gestão eficiente da carteira processual destas.

Vou me ater principalmente às soluções para Escritórios de Advocacia (é minha experiência), onde há uma carência enorme de sistemas e principalmente de organização interna. Na maioria dos escritórios pequenos e médios não existem sistemas que possibilitem a execução rápida dos chamados “dashboards” (ou simplesmente relatórios gerenciais) para auxílio a toda e qualquer decisão do negócio jurídico, sejam elas operacionais ou estratégicas, de curto ou longo prazos.

Excetuando-se os grandes escritórios que têm à sua disposição estrutura administrativa de alto nível e sistemas de ERP bons (e de alto custo), a maioria dos escritórios pequenos e médios ainda dependem de sistemas de acompanhamento processual (que não fornecem as ferramentas necessárias completas) e principalmente de planilhas em Excel, tornando a tarefa de agrupar informações e a geração dos relatórios lenta e trabalhosa.

Proponho aqui um “approach” intermediário para aqueles que não possuem as “mordomias” técnicas dos grandes e que pode ajudar sensivelmente nas tomadas de decisões.

Premissas:

Para que possamos desenvolver esse método (semi-automatizado) são necessárias algumas adaptações para que, principalmente, tenhamos confiabilidade nos resultados apresentados:

1 – Existência e utilização sistemática de “timesheet” para todos os profissionais e todos os trabalhos realizados.  Também tenho repetido exaustivamente que essa é a principal ferramenta que todo escritório deve adotar, por se tratar praticamente da única forma de   gerir o recurso mais importante (e custoso) do negócio que é sua equipe de profissionais jurídicos.

Do Timesheet, podemos extrair as seguintes informações:

Data do trabalho, profissional alocado, cliente e assunto para os quais o trabalho foi realizado, tempo dispendido (horas marcadas) e tempo faturado (tempo dispendido menos cortes e ajustes), tipo e descrição do trabalho.

2 – A existência  de um software de faturamento / financeiro que tenha minimamente organizados os seguintes dados: numero da fatura, cliente e assunto para o qual foi emitida e as informações internas da Nota (horas faturadas por profissional), independentemente de serem enviadas ou não ao cliente.

Do sistema de faturamento / financeiro, podemos extrair as seguintes informações:

Datas de faturamento e pagamento, valores cobrados e recebidos, descontos concedidos e estrutura de horas e valores cobrados por profissional (quando possível).

3 – Manter um cadastro interno completo e atualizado de todas as informações relevantes para o negócio, tais como: a.- informações internas dos profissionais contendo categoria, rates de cobrança, setores e salários e b.- informações de clientes contendo os dados básicos e também setores do mercado que atuam, além das informações de casos/assuntos contendo valores contratados, orçamentos internos, equipe alocada, prazos e descrições.

Do cadastro, podemos extrair as seguintes informações:

Dados do cliente, principalmente ramos de atividade ao qual está inserido, dados do assunto, tais como valores orçados, forma de pagamentos, orçamentos de horas e profissionais envolvidos com suas categorias e papeis desenvolvidos no projeto/assunto, etapas de trabalhos etc.

Todas essas informações podem ser extraídas de qualquer sistema e exportadas para uma planilha Excel (todo software que se preze deve ter uma ferramenta de exportação de dados para o Excel, pelo menos).

As planilhas individuais criadas a partir das três origens (Timesheet, Faturamento e cadastro) devem então ser aglutinadas numa única planilha de Excel, onde cada linha deve formar um registro histórico do trabalho desenvolvido, desde o seu nascimento no timesheet, até a sua conclusão representada pelo recebimento final.

Cada linha, ou registro deve conter as seguintes informações:

Data de lançamento; Nome ou código do profissional; Categoria (ou senioridade); Setor a que está associado; Taxa de cobrança horária; Custo horário (extraídos dos cadastros de RH); Quantidade de horas marcadas; Descrição ou codificação do trabalho realizado (se houver); Nome ou código do cliente ao qual o trabalho foi dedicado; Nome ou código do assunto/caso/processo aos qual o trabalho foi dedicado; Cortes ou ajustes realizados por superiores; Numero da Nota Fiscal associada àquele trabalho; Data de emissão; Data de pagamento; Valor cobrado; Valor recebido;  Descontos concedidos (se houver);  Retenções de impostos; Ramo de atividade do cliente (extraído dos cadastros); Tipo de operação (idem).

Tenho que ressaltar que a criação desta planilha não é uma tarefa fácil para usuários básicos de Excel, porém também não é algo impossível de ser feito ou que exija um profissional “formado em Harvard” para a tarefa. Essas tarefas podem ser facilmente automatizadas de modo que periodicamente os funcionários de back-office podem simplesmente disparar esses processos e gerar essa planilha.

Uma vez criada essa planilha, pode-se por meio do próprio Excel criar estatísticas e gráficos das mais variadas formas como por exemplo:

Medias de trabalhos executados por profissionais, setores, equipes, etc.

Produtividade dos mesmos grupos (horas trabalhadas x horas cobradas x horas recebidas).

Rentabilidade de equipes, setores, assuntos ou clientes.

Estatísticas de faturamento de equipes, setores, tipos de trabalho por ramos de atividades de clientes.

Exemplos:

1 –  Análise de produtividade ao longo  do ano

2 – Faturamento por área de atuação

3 – Faturamento por setor da economia

E uma outra infinidade de relatórios…

Existem ainda outras ferramentas disponíveis no mercado, tais como Power BI, Tableau ou Qlik Sense que possibilitam a leitura de tais planilha e a criação de gráfico das mais variadas formas e objetivos.

Para os Departamentos Jurídicos o approach é muito parecido com o anterior, acrescentando-se o fato que nem todos os escritórios mandam suas informações detalhadas, existem os trabalhos feitos internamente e ainda o “complicômetro” do acompanhamento com os orçamentos empresariais.

Como o foco dos departamentos está muito mais em acompanhar e gerenciar seus casos no que diz respeito às soluções dadas, conclusões e custos gerados, o acompanhamento deve ser fito muito mais com as estatísticas dessas soluções, suas fases, julgamentos, tribunais, juízes, teses  versus os custos e despesas geradas.

Neste caso, não há uma solução simples para o caso e dependerá muito da qualidade das informações fornecidas pelos escritórios contratados.

Obviamente sempre existe a possibilidade da execução de planilhas de compilação de dados, mas considero essa solução não recomendável, principalmente para empresas grandes e com grande quantidades de processo e prestadores de serviços jurídicos.

Para essas empresas sugiro a contratação de software/ empresas específicas e especializadas na análise estatísticas de seus processos (já existem no mercado várias “legaltechs” oferecendo tais serviços).

A ajuda de consultoria externa, experiente e isenta das interações e relacionamentos internos pode ajudar e muito na resolução desse desafio, bem como na definição do modelo especifico para cada escritório / empresa.

José Paulo Graciotti, é consultor e sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial e autor do livro “Governança Estratégica para Escritórios de Advocacia. Membro da ILTA– International Legal Technology Association e da ALA – Association of Legal Adminitrators. Com experinecia de mais de 30 anos na implantação e gestão de  escritórios de advocacia. – www.graciotti.com.br